​办公小窍门 办公室工作小妙招

办公小窍门 办公室工作小妙招

无论生活还是工作中，解决问题总是由小到大、由简单到复杂，往往会分成四步走：首先确定自己当前的位置（理解问题），其次确定最终想要去的地方（确定目标），接着开始具体执行（实施计划），最后完成时检查执行的效果（验证结果）。本文就让我们以图形的方式，在PPT中形象地展示这四步流程（4-Step Process）。

有向四步流程图

这里我们所说的有向图，是指带有箭头指示方向的图形。我们首先看看本例的最终效果（图1），其主要难点是制作带有缺口的圆形，因为通过普通方法进行合并或拆分，最终虽然能得到一个“豁口”的圆形，但却是自动封闭的，所以制作过程中需要附加其他一些处理。

图1 有向四步流程图效果

首先启动PowerPoint（本文以2016版为例），新建一个空白演示文档，在其中绘制一个正圆形并将它设置为无填充颜色，轮廓线则加粗设置为3磅左右。

接下来随意绘制一个矩形，使其高度与圆形将要开的缺口大小相近，并将两个图形叠加到一起。复选圆形和矩形（先选圆形后选矩形），切换到“格式”选项卡，点击工具栏上的“合并形状→剪除”，即可得到一个凹圆形。

右击凹圆形，选择“编辑顶点”，此时图形上将显示多个黑色锚点。右击凹形上的锚点，选择“开放路径”，即可将原本封闭的图形断开（图2）。

图2 将封闭图形改为开放图形

右击凹形上的锚点，选择“删除顶点”，即可删除一条线。将剩下来的两条直线，一条向左延伸，一条水平拖放到圆形外侧，并绘制一条单箭头线与其重合，一条带缺口的圆形基本形就完成了（图3）。在此基础之上添加序号和图标，然后再复制出三份并作相应修改，最后添加其他内容，就可以得到前文所示的PPT效果了。

图3 绘制带缺口的圆形

曲线式四步流程图

接下来我们再制作一个曲线前进式的四步流程图，同样先来看一下最终效果（图4）。

图4 曲线前进式四步流程图效果

这个图形的基本形其实是一个半圆，我们可以用两个弧形进行拼接。首先绘制一个正方形，选择无填充颜色，作为参考图形。接下接选择“弧形”图形，然后按住Shift键不放，按下鼠标左键从正方形一角的顶点拖画到它的对角位置，就会出现一个四分之一的正弧形（图5）。

图5 绘制四分之一弧

将刚刚绘制的弧形复制一份，并进行水平翻转，两个弧形拼合在一起并进行组合，就完成一个开环的半圆了。接下来将这个开环半圆再复制一份，并把它变成白色虚线条。之前那个半圆的线条则变粗，比如笔者设置的为36磅。将两个半圆重叠在一起，再次将它们组合为一体（图）。

图6 绘制开环半圆形

基本形制作好之后，接下来就很简单了，将开环半圆再复制出几份，并把其中两个垂直翻转，然后将它们拼接到一起就构成了一条曲线。曲线的箭头部分，只需绘制一个三角形并进行适当角度的旋转，然后拼合到一起即可。最后再添加其他图形及相应文字，就可得到前文所示的效果了。

小提示：第二个实例中，我们之所以要用弧形拼出半圆，是因为如果用图形组合切割的方法，将会出现多余的封闭线。而封闭的半圆，如果应用上面实例中的删除顶点的方法，半圆会变形。

阶梯式四步流程图

现在我们再来制作一个“拾阶而上”效果的四步流程图。这一图形看起来挺复杂，而实际上就是圆形和直线组合而成的，制作起来十分简单（图7）。

图7 阶梯式四步流程图效果

首先画一个正圆形，设置为无填充色，并将轮廓线设置为36磅（粗细视具体情况而定），另外再为其设置阴影效果增强立体感。接下来直接绘制两条直线，线宽与圆形轮廓线相等（本例为36磅），同样设置阴影效果，并放置到圆形的下方，排列好之后即可完成基本形了（图8）。

图8 圆和直线组合成基本形

接下来就很简单了，将基本形多复制出几份，由低到高排列好之后，再添加适当的图形装饰及内容就可以了。

总而言之，将一个完整的过程划分成不同的步骤，可以让我们更清楚地认识问题，从而将复杂的任务简单化。所以我们的目的并不是制作复杂的图形，而是为了清晰表达出想法。比如我们简单导入一个图形，再加上序号和内容，就可以快速制作出列表式的四步流程图（图9），它看起来虽然很朴实，但是却也非常实用。

图9 列表式四步流程图